מדריך זה מפרט את תהליך סיום הפעילות של חברת ניהול מול בניין במערכת OXS, ואת הפעולות שיש לבצע על מנת להבטיח ניתוק מלא, מסודר וללא תקלות תפעוליות או כספיות.
מתי נדרש לבצע סיום פעילות?
בכל מקרה בו חברת הניהול מסיימת את פעילותה מול בניין (החלפת חברת ניהול, סיום חוזה, או כל סיבה אחרת), יש להעביר את הבניין לסטטוס "לא פעיל" במערכת OXS.
ביצוע פעולה זו מונע מצבים בהם:
- דיירים ממשיכים לפתוח קריאות שירות לאחר סיום ההתקשרות
- דיירים מבצעים תשלומים בטעות דרך האפליקציה
- מתבצעת גבייה או תקשורת שגויה עם דיירי הבניין
מהות הפעולה – העברת בניין לסטטוס "לא פעיל"
מערכת OXS כוללת מנגנון ייעודי המעביר את הבניין ממצב פעיל (בו כל הפעולות זמינות) למצב לא פעיל, בו כלל הפעולות מנותקות ואינן מאופשרות מרגע העדכון.
נתיב הפעולה במערכת:
תפריט ראשי > בניינים > רשימת בניינים > שינוי סטטוס ל־"לא פעיל"
(להרחבה: ניתן להיעזר בהדרכה הייעודית – העברת בניין למצב לא פעיל)
מה קורה בפועל כאשר בניין מוגדר כ"לא פעיל"?
מרגע העברת הבניין לסטטוס לא פעיל, המערכת מבצעת באופן מיידי את הפעולות הבאות:
1. הפסקת הוראות קבע באשראי
כל הוראות הקבע מבוטלות, ולא תתבצע גבייה אוטומטית לדיירים במועדי החיוב הבאים.
2. הפסקת הפקדת שיקים עתידיים
במקרים בהם מופעלת הפקדת שיקים דיגיטלית – מרגע שינוי הסטטוס, שיקים עתידיים יפסיקו להיות משודרים למערכת ההפקדה.
3. חסימת דיירים מביצוע פעולות באפליקציה
הדיירים לא יוכלו:
- להיכנס לאפליקציה
- לבצע תשלומים
- לפתוח קריאות שירות
מרכיב זה מהווה חלק קריטי בסיום הפעילות מול הבניין.
4. הסרת הבניין מרשימת הבניינים
הבניין לא יוצג עוד ברשימת הבניינים של חברת הניהול במערכת.
5. הפסקת שליחת הודעות וסמסים
- לא יישלחו הודעות או סמסים לדיירי הבניין
- לא תתאפשר שליחת הודעות יזומות מהממשק
6. העברת כספים שנגבו באשראי – ללא פגיעה
חשוב לדעת: כל הכספים שנגבו באשראי דרך מערכת OXS יועברו במלואם לחשבון הבנק של הבניין, גם אם הבניין כבר הוגדר כלא פעיל.
דוגמה: אם דייר ביצע עסקת אשראי ב־5 תשלומים, ולאחר 2 תשלומים הבניין הועבר למצב לא פעיל – שלושת התשלומים הנותרים ימשיכו לעבור מדי חודש לחשבון הבניין כרגיל.
ניתן להיות בטוחים שכל עסקת אשראי שבוצעה במערכת תושלם במלואה.
צפייה בנתונים לאחר סיום פעילות
במידה ויש צורך לברר נתונים היסטוריים לאחר שהבניין הוגדר כלא פעיל:
- ניתן להחזיר את הבניין זמנית לסטטוס "פעיל"
- כל הנתונים ישוחזרו לצפייה ולשימוש
שימו לב:
החזרת הבניין למצב פעיל תאפשר גם:
- הצגת הבניין ברשימת הבניינים
- שליחת הודעות יזומות לדיירים
לכן, לאחר סיום הצפייה או הפקת הנתונים – יש להחזיר את הבניין שוב לסטטוס "לא פעיל".
סיכום
העברת בניין לסטטוס "לא פעיל" היא פעולה חיונית בסיום התקשרות עם בניין, ומבטיחה:
- מניעת גבייה או פעילות שגויה
- ניתוק מלא של הדיירים מהמערכת
- שמירה על רציפות והעברת כספים שכבר נגבו
מומלץ לבצע פעולה זו מיד עם סיום הפעילות בפועל מול הבניין.
תיוגים: סגירת בניין, סיום עבודה, סיום פעילות, סיום התקשרות, עזיבת בניין, מפסיקים לתת שירות לבניין, מסיימים לתת שירות, מפסיקים לעבוד עם, ביטול תשלומים מחודש מסוים אצל כל הבניין, ביטול תשלומים לכל הבניין, לבניין שלם, איך סוגרים בניין, להפוך בנין ללא פעיל, הפסקה,
הערות
0 הערות
היכנס למערכת כדי להגיב.