צעדים ראשונים במערכת OXS

ברוכים הבאים למערכת OXS! כדי שתוכלו להתחיל לנהל את הבניינים שלכם ביעילות ובקלות, ריכזנו עבורכם את ארבעת הצעדים הראשונים להקמה מוצלחת של המערכת.

בואו נצא לדרך.

שלב 1: הקמת הבניין והזנת נתונים

לפני שמתחילים, ודאו שיש לכם את פרטי הבסיס: עיר, רחוב, מספר בניין, מספר כניסה וכמות דירות. במידה ומדובר במתחם המנוהל כיחידה אחת, הגדירו זאת מראש בהגדרות המתחם.

הכנת קובץ האקסל (הדיירים)

כדי לא להזין דייר-דייר ידנית, מומלץ להשתמש בקובץ תבנית (מדריך להקמת בניין). חשוב: אין לשנות את סדר העמודות.

טיפ מהשטח: אם הבניין עובר אליכם מחברת ניהול אחרת שכבר משתמשת ב-OXS, תצטרכו לבקש מהם אישור "העברת ניהול" במערכת במקום להקים אותו מחדש.

שלב 2: הגדרת חשבון בנק וסליקת אשראי

כדי שהדיירים יוכלו לשלם דמי ועד בלחיצת כפתור, עליכם להגדיר את חשבון הבנק של הבניין.

דרישות סף לאימות החשבון:

1. בעלות החשבון: החשבון חייב להיות על שם ועד הבית בלבד (לא על שם חברת הניהול או דייר פרטי).

2. מסמך ניהול חשבון: יש לצרף אישור רשמי מהבנק או צילום צ'ק מבוטל.

   • לא יתקבלו: צילומי מסך של תנועות עו"ש או מסמכים חלקיים.

3. זיהוי מורשי חתימה: צילום תעודת זהות של לפחות מורשה חתימה אחד (מומלץ שניים).

   • שימו לב: יש לצלם את הצד הקדמי בלבד (ללא הספח). רשיון נהיגה אינו מהווה תחליף.

   • פרטיות: מומלץ להסתיר בתמונה את תאריך הלידה, תאריך ההנפקה ותוקף התעודה.

איך עושים זאת? נכנסים ל: בניין > הגדרות בניין > חשבון בנק. ממלאים את הפרטים, מצרפים את הקבצים ולוחצים על "שלח לאימות". האישור מתבצע בדרך כלל תוך מספר שעות.

שלב 3: שליחת הודעה ראשונה לדיירים

זהו, הבניין מוגדר! עכשיו הזמן לעדכן את הדיירים. בממשק ההודעות תוכלו לשלוח מסרון (SMS) או מייל לכלל הדיירים בבת אחת.

מה מומלץ לשלוח בהודעה הראשונה?

• עדכון על תחילת עבודה עם המערכת.

• קישור להורדת אפליקציית הדייר.

• בקשה ראשונה לתשלום דמי ועד.

שלב 4: הגדרת מצב פתיחה (חובות עבר)

אם יש לבניין היסטוריית תשלומים שחשוב לכם לתעד כדי להתחיל "דף נקי", תוכלו להעלות קובץ אקסל ייעודי למצב פתיחה.

• השתמשו בתבנית המדויקת של המערכת כדי שהנתונים ייקלטו נכון.

• העלאת הקובץ תעדכן מי מהדיירים נמצא ביתרה חיובית ומי חייב כספים מתקופות קודמות.

טיפ מהשטח: 

במקום להשקיע זמן יקר בשחזור והזנה של שנות עבודה קודמות, ישנה דרך קצרה ואלגנטית הרבה יותר ליצירת מצב פתיחה: הגדירו במערכת "תשלום חד-פעמי" תחת השם "חובות עבר" (או "יתרת פתיחה").

בשיטה זו, תוכלו פשוט להזין לכל דירה את סכום החוב המצטבר שלה ולהתחיל את הניהול השוטף באופן מיידי. זה חוסך בירוקרטיה מיותרת, מונע טעויות בחישובי עבר ומאפשר לכם להתמקד במה שחשוב באמת – ניהול הבניין מכאן והלאה.