מסך קריאות שירות מרכז את כל התקלות והבקשות בכל הבניינים שבניהול חברת הניהול, ברשימה אחת. נכנסים אליו מהתפריט הימני, בלחיצה על קריאות שירות (סמל סימן הקריאה).
בראש המסך ארבעה כפתורים:בכל שורה ברשימה מוצגים: בניין, סיווג, תיאור, סטטוס, תאריך פתיחה, מדווח, מטפל, תמונה, תיוג, תאריך עדכון, מספר קריאה, יעד לסיום ותאריך סגירה. קריאה דחופה מסומנת בדגל אדום ובסטטוס אדום.
| כפתור | פעולה |
|---|---|
| ➕ (פלוס) | פתיחת קריאת שירות חדשה |
| 📋 (מסמך) | הפקת דוח קריאות שירות |
| משפך | פתיחת חלון הסינון |
| עמודות | בחירת העמודות שיוצגו ברשימה |
בכל שורה ברשימה מוצגים: בניין, סיווג, תיאור, סטטוס, תאריך פתיחה, מדווח, מטפל, תמונה, תיוג, תאריך עדכון, מספר קריאה, יעד לסיום ותאריך סגירה. קריאה דחופה מסומנת בדגל אדום ובסטטוס אדום.
1. פתיחת קריאת שירות
כדי לפתוח קריאה חדשה, לוחצים על ➕ בראש המסך. נפתח טופס פתיחת קריאת שירות עם ארבעה חלקים.
- פרטים:
- כתובת בניין (חובה): בוחרים את הבניין מהרשימה. רק אחרי הבחירה נפתחים שדות המיקום, הסוג והמתקן.
- מיקום: איפה בבניין התקלה (למשל לובי או חדר מדרגות).
- סוג (סיווג): ניקיון, מנעולן, תאורה, מעלית, הדברה, אחזקה, בינוי, חשמל, גינון, אינסטלציה, כיבוי אש או אחר.
- מתקן: המתקן הספציפי, אם הוגדר לבניין.
- דחיפות: רגילה (ברירת מחדל) או דחוף.
- תיאור: מה קרה, בטקסט חופשי.
- יעד לסיום: התאריך שעד אליו הקריאה צריכה להיסגר.
- תיוג: תגיות מעקב (ראו סעיף 6).
- תאריך, נפתח ע"י ואופן פתיחה מתמלאים לבד. אופן הפתיחה הוא ממשק web, אפליקציית דייר או אפליקציית מנהל.
- מדווח: סוג המדווח (חברת הניהול, דייר או חיצוני). אחר כך שם המדווח, הטלפון והמייל שלו.
- גורם מטפל: לוחצים על ⊕ ומשייכים אחראי, מתחזק או ספק.
- תמונות, מסמכים וחשבוניות: לוחצים על ⊕ ומצרפים קבצים.
בסוף לוחצים על הוסף בתחתית הטופס. הקריאה מקבלת מספר רץ ומופיעה ברשימה בסטטוס פתוחה. כדי לצאת בלי לשמור, לוחצים על חזור.
2. עדכון קריאת שירות
אפשר לעדכן קריאה בשתי דרכים:
- עדכון מהיר מהרשימה: לוחצים על כפתור העמודות בראש המסך. הרשימה מצטמצמת, ובצד נפתחת חלונית עריכה של הקריאה המסומנת. כך עוברים מקריאה לקריאה בלי לצאת מהרשימה. החץ בפינת החלונית פותח את הקריאה במסך מלא.
- מסך קריאה מלא: לוחצים לחיצה כפולה על שורת הקריאה.
מה אפשר לעדכן במסך המלא:
| חלק | מה מעדכנים |
|---|---|
| פרטים | מיקום, סוג, מתקן, דחיפות, תיאור, יעד לסיום ותיוג. הסטטוס, תאריך הפתיחה, נפתח ע"י ואופן הפתיחה מוצגים לקריאה בלבד |
| מדווח | סוג מדווח, שם, טלפון ומייל |
| תיעוד ומעקב | הערות על הטיפול. כותבים בשדה ולוחצים ENTER |
| גורם מטפל | הוספה (⊕) או הסרה (⊖) של מטפלים, ועדכון הטלפון, המייל וערוצי ההתראות (SMS, מייל, push) |
| תמונות, מסמכים וחשבוניות | צירוף קבצים נוספים |
| תקציב | סכום מוערך, סוג פעולה, פריטים ועלויות. העלות הכללית מחושבת מהפריטים |
בסיום לוחצים על שמור. תאריך העדכון של הקריאה מתעדכן בעמודת ת' עדכון ברשימה.
3. סגירת קריאת שירות
כשהטיפול הסתיים, סוגרים את הקריאה בלחיצה על סגור קריאה. הכפתור נמצא בשני מקומות:
- בראש חלונית העריכה המהירה, ליד שמור.
- בתחתית מסך הקריאה המלא, בין שמור למחק קריאה.
מומלץ לרשום לפני הסגירה הערת סיכום בתיעוד ומעקב, לצרף תמונה או חשבונית ולעדכן עלויות בתקציב. קריאה שנסגרה מקבלת תאריך בעמודת ת' סגירה ועוברת לסטטוס סגורה. כדי לראות אותה ברשימה, מסמנים סגורות בחלון הסינון.
שימו לב: מחק קריאה מוחק את הקריאה ואינו סוגר אותה. קריאה שטופלה סוגרים, כדי שההיסטוריה תישמר בדוחות.
4. מי מקבל מייל על פתיחה וסגירה
שלושה גורמים מקבלים עדכונים על קריאה. כל אחד מהם מוגדר במקום אחר:
| מקבל | איפה מוגדר | מה קובע אם יקבל |
|---|---|---|
| המדווח | חלק מדווח בקריאה | כתובת המייל שלו בשדה מייל |
| כל גורם מטפל (אחראי, מתחזק, ספק) | חלק גורם מטפל בקריאה | תיבת מייל תחת התראות. אפשר לסמן גם SMS ו-push לכל מטפל בנפרד |
| משרד חברת הניהול | הגדרות (גלגל השיניים) > הגדרות חברה | כתובת בשדה עדכונים למייל, וסימון הנושא קריאות שרות ואחזקה תחת נושאים באימייל |
אם מטפל לא מקבל מייל, בודקים שכתובת המייל שלו נכונה ושתיבת מייל מסומנת בקריאה.
בהגדרות נוספות קובעים גם אילו קריאות יראו הדיירים באפליקציה: פתוחות בלבד, סגורות בלבד, הכל או ללא. שם קובעים גם אם יוצגו להם הערות, ומגדירים הודעת קריאת שירות קבועה על שם החברה (עד 100 תווים).
לאימות: הטבלה מבוססת על השדות שבמסך. כדאי לאמת מול צוות המוצר אילו מהמקבלים מקבלים מייל בפתיחה, אילו בסגירה, ואם גם עדכון שולח מייל.
5. דוח קריאות שירות: סינון ומיון
כפתור המשפך פותח חלון סינון עם חמש קבוצות. מסמנים את הקריטריונים ולוחצים סנן. נקה סינון מחזיר לתצוגת ברירת המחדל.
| קבוצה | סינונים |
|---|---|
| בניינים | כתובת בניין, דירה, מדווח |
| סטטוס | פתוחות (ברירת מחדל), סגורות, יעד לסיום עבר |
| תאריכים | לפי חודשים, תאריך פתיחה, יעד לסיום, תאריך סגירה |
| מאפייני קריאה | מספר קריאה, עדיפות (דחוף / רגיל), סיווג (12 סוגים), אופן פתיחה (web / אפליקציית דייר / אפליקציית מנהל), תיוג |
| גורם מטפל | אחראי, מתחזק, ספק, ללא מטפל |
כל רשימה נפתחת עם שדה חיפוש ועם בחר/הסר הכל, והשדה מציג כמה ערכים נבחרו.
מיון: לוחצים על כותרת עמודה שלידה חץ (˅). אפשר למיין לפי בניין, סטטוס, תאריך פתיחה, תאריך עדכון, יעד לסיום ותאריך סגירה. ברירת המחדל היא מהחדשה לישנה. שדה חיפוש בתפריט הימני מאתר מהר לפי טקסט.
הפקת דוח: כפתור המסמך מפיק דוח מהרשימה המסוננת בשלוש דרכים:
- יצא דו"ח לאקסל: דו"ח רגיל, או דו"ח מעקב אופן טיפול.
- יצא דו"ח ל-PDF.
- הדפס דו"ח.
טיפ: מסננים קודם (למשל בניין אחד וחודש אחד) ורק אז מפיקים דוח. הדוח מתאים לדיווח לועד הבית או לישיבת צוות.
6. תיוג קריאות שירות
תיוג מסמן את שלב הטיפול הפנימי של קריאה, בנוסף לסטטוס פתוחה / סגורה. התגיות הקיימות:
| תג | מתי משתמשים |
|---|---|
| בטיפול | המטפל עובד על הקריאה |
| במעקב | ממתינים לספק, לחלק או לאישור |
| לתשלום | העבודה הסתיימה והחשבון ממתין לתשלום |
איך מתייגים: בטופס הקריאה (פתיחה או עדכון) פותחים את שדה תיוג. מסמנים תג אחד או יותר ושומרים. השדה מציג כמה תגיות נבחרו, והתג מופיע בעמודת תיוג ברשימה.
איך משתמשים בתיוג: בחלון הסינון, תחת מאפייני קריאה > תיוג, מסננים לתג מסוים. למשל, סינון לתשלום נותן להנהלת החשבונות רשימת עבודות שממתינות לתשלום בכל הבניינים.
7. היתרונות לחברת הניהול
מסך אחד נותן לחברת הניהול לראות על כל קריאה בכל בניין: מה פתוח, מי מטפל, עד מתי וכמה זה עולה.
- ניהול מרוכז של כל התיק: קריאות מכל הבניינים מרוכזות ברשימה אחת. אין צורך לעבור בניין אחר בניין, ואפשר לצמצם לבניין אחד בסינון.
- קליטה מכל הערוצים: קריאות שנפתחות בממשק, באפליקציית הדייר ובאפליקציית המנהל מגיעות לאותו מקום, עם סימון מקור הפתיחה.
- שליטה במועדי הטיפול: לכל קריאה קובעים יעד לסיום. הסינון יעד לסיום עבר מציג מיד את כל הקריאות החריגות. קריאות דחופות מסומנות בדגל אדום.
- שליטה בגורם המטפל: לכל קריאה משייכים אחראי, מתחזק או ספק, והם מקבלים התראה במייל, SMS או push. הסינון ללא מטפל מאתר קריאות שאיש לא לקח. סינון לפי ספק מציג את עומס העבודה שלו.
- תיעוד מלא: הערות מעקב, תמונות, מסמכים וחשבוניות נשמרים בקריאה. מי שמחליף עובד מקבל את כל ההיסטוריה.
- שליטה בעלויות: חלק התקציב (סכום מוערך מול עלות כללית) והתג לתשלום מחברים בין הטיפול להנהלת החשבונות.
- שקיפות מול הדיירים והועד: דוחות באקסל או ב-PDF, כולל דוח מעקב אופן טיפול. הדיירים יכולים לראות את מצב הקריאות באפליקציה, וזה מפחית פניות חוזרות למשרד.
תיוגים: קריאת שירות, קריאות שירות, תקלות, פתיחת תקלה, פתיחת קריאה
הערות
0 הערות
המאמר סגור להערות.