הגדרת מספר לקוח עבור הנהלת חשבונות

מספר הלקוח במערכת הנהלת החשבונות הינו נתון חיוני לצורך הפקת חשבוניות. מערכת OXS אשר מאפשרת הפקת חשבוניות בשידור למערכת ICOUNT נדרשת לשדר את נתון מס' הלקוח שעבורו נרצה להפיק את החשבונית.

על מנת לאפשר הפקת מסמכי הנהלת חשבונות תקינה נדרש לוודא כי מספר הלקוח כפי שמופיע במערכת הנהלת החשבונות החיצונית (ICOUNT) מופיע גם בכרטיס הדייר במערכת OXS.

היכן נמצא מס' הלקוח במערכת OXS

את מס' הלקוח של הדייר ניתן לראות לעדכן בכרטיס הדייר
מס' הלקוח - הא המספר הסידורי שמערכת ICOUNT מפיקה, זהו המספר אותו אנו נדרשים לתאם ולעדכן.

מס' לקוח זר - הוא מספר הלקוח כפי שמופיע ללקוח במערכת הנהלת חשבונות הראשית- חשבשבת, רווחית, תפנית וכו'. מס' זה לרוב מתואם במידה ונדרש עם הנהלת החשבונות של החברה. והוא תוצאתי למס' הלקוח.

איך נוצרים מספרי לקוח במערכת OXS וב ICOUNT

1. באמצעות מערכת OXS - מערכת OXS יודעת לשדר עבור כל דייר בפעם הראשונה בו מתבצע עבורו רישום תשלום במערכת מס' לקוח במערכת ICOUNT ולייבא אותו לכרטיס הדייק במערכת.
כלומר עבור כל דייר חדש אין צורך לבצע פעולה של הקמת מס' לקוח אלה לבצע תשלום רגיל במערכת והמערכות יפיקו מס' לקוח באופן אוטומטי.

2. הפקת חשבונית באייקאונט לדייר חדש - כל הפקה של חשבונית במערכת אייקאונט ישירות ללקוח שאינו קיים, יוצרת עבורו מספר לקוח חדש

3. הקמה ידנית של לקוחות במערכת ICOUNT - דרך ממשק לקוחות ניתן להקים לקוחות חדשים  והמערכת תקים מספרים בסדר עוקב.

השיטה הקלה ביותר שחוסכת זמן עבודה היא דרך הזנת כל הדיירים למערכת OXS ורישום תשלומים בפעם הראשונה דרך OXS כך ששידור הנתונים וביצוע הסנכרון מול ICOUNT יבוצע באופן אוטומטי.

חשוב - כל שכן במידה וכבר היתה פעילות קודמת במערכת ICOUNT וכבר הוקמו שם לקוחות יהיה צורך לבצע תיאום ידני של מס' לקוח בין ICOUNT למערכת OXS.

איך לבצע סנכרון ידני של מספרי לקוח בין ICOUNT למערכת OXS

1. ניכנס לכל דייר לכרטיס דייר במערכת OXS על מנת לראות אם קיים עבורו מס' לקוח

במידה ומספר הלקוח לא קיים, יש להיכנס למערכת אייקאונט ולחפש שם את הדייר בתיבת החיפוש.

בתצוגה.

להלן דוגמא של חיפוש באייקאונט והצגת מס' הלקוח

את מס' הלקוח שמופיע באייקאונט להעתיק ולרשום בדף הדייר ב OXS, מערכת אוקס תייבא גם את המספר הזר במידה וקיים.