ניהול מזומן וקופת מזומן

מודול המזומן מנהל את מחזור החיים של המזומן בבניין (גבייה ← קופה ← הפקדה בבנק).

2. כניסה למסך

1. בתפריט הצד בחר גבייה ← מזומן.

2. בראש המסך ודא שמשויכים לבניין ולשנת העבודה הנכונים.

3. לשונית "דו"ח מזומן מרוכז"

מציגה טבלת תקבולים מרוכזת לפי דירה. לחיצה על החץ לצד השורה תרחיב את פירוט התשלומים (תאריך, סכום והחודשים שזוכו).

• חשוב לדעת: המסך מיועד לתצוגה ובקרה בלבד. נתונים מוזרמים לכאן אוטומטית בעת רישום תקבול בשיטת תשלום "מזומן" במסך הגבייה.

• בקרה מומלצת: סך הדוח המרוכז אמור להיות שווה ליתרה בקופה + סך ההפקדות שבוצעו.

4. לשונית "קופה" – הגדרת יתרת פתיחה

בכניסה ראשונה השדה "יתרה נוכחית" יהיה ריק.

1. עבור ללשונית קופה.

2. הזן בשדה את הסכום הפיזי הקיים בקופה (לדוגמה: 1250) ולחץ הגדר.

3. הנחיה: הגדר יתרת פתיחה פעם אחת בלבד בתחילת שנה. לאחר מכן הניהול יתבצע רק דרך תנועות הפקדה.

5. יצירת דוח הפקדה (הוצאת כסף מהקופה לבנק)

1. באזור יצירת ההפקדה, עדכן את תאריך ההפקדה בפועל.

2. הזן את הסכום הפיזי שהופקד (ניתן להפקיד חלק מהסכום).

3. לחץ על הכפתור הכתום צור דוח הפקדה.

תוצאה במערכת: היתרה בקופה תתעדכן, תירשם תנועה שלילית בטבלה, וייווצר דוח הפקדה מתועד.

6. מעקב אחר תנועות ודוחות הפקדה

כל הפקדה מקבלת חותמת זמן ומופיעה ברשימת הדו"חות.

• חץ (מימין לשורה): הצגת פירוט ההפקדה.

• שלוש נקודות / פח אשפה: מחיקת דוח הפקדה.

  אזהרה: מחיקה מחזירה את הסכום ליתרת הקופה. יש למחוק דוח אך ורק אם בוצעה טעות והכסף לא הופקד בפועל בבנק.

7. תהליך עבודה חודשי מומלץ

1. קליטת תקבולים: רישום תקבולי מזומן במסלול הגבייה.

2. בקרה: וידוא הנתונים בדו"ח מזומן מרוכז.

3. ספירת קופה: השוואת הכסף הפיזי ליתרה המוצגת בלשונית "קופה".

4. הפקדה בבנק: הפקדת הכסף בחשבון הבניין.

5. רישום במערכת: יצירת דוח הפקדה תואם.

6. התאמה ותיוק: התאמת הדוח מול תנועת הזיכוי בדף הבנק ושמירת האסמכתה.

8. שאלות נפוצות ותקלות

• היתרה בקופה אינה תואמת לספירה הפיזית?

  בדוק לפי הסדר: (1) האם כל התקבולים נרשמו בגבייה? (2) האם כל ההפקדות עודכנו במערכת? (3) האם יתרת הפתיחה הוזנה נכון?

• הוזן סכום/תאריך שגוי בדוח ההפקדה?

  מחק את הדוח השגוי (כל עוד טרם הותאם מול הבנק) וצור דוח חדש.

• הדו"ח המרוכז ריק למרות שנגבה כסף?

  ודא שהתשלומים לא נרשמו בטעות תחת אמצעי תשלום אחר (המחאה, אשראי או הוראת קבע).