הגדרות וניהול משלוח מיילים במערכת OXS

מערכת OXS שולחת למשתמשים ולחברות הודעות ועדכונים אוטומטיים במייל (כגון פתיחה, עדכון וסגירת קריאות שירות, אישורי תשלומים ועוד). במדריך זה תלמדו כיצד להגדיר את קבלת המיילים ברמת המשתמש האישי וברמת החברה, וכן דגשים חשובים לגבי הסרת עדכונים.

חלק 1: הגדרת משלוח מיילים למשתמש אישי

אם ברצונכם להגדיר האם המשתמש הספציפי שלכם יקבל או לא יקבל מיילים ותזכורות מהמערכת:

1. גישה להגדרות: במסך הראשי לחצו על סמל גלגל השיניים.

2. הגדרות חברה: בחרו באפשרות "הגדרות חברה".

3. ניהול משתמשים: עברו ללשונית "ניהול משתמשים".

4. עריכת משתמש: בשורת המשתמש שלכם (המופיעה עם השם שלכם), לחצו על סמל העיפרון (עריכה).

5. בחירת העדפת מיילים: בחלון פרטי המשתמש שנפתח:

   • ריבוע מסומן (שחור/V): המשתמש מקבל מיילים.

   • ריבוע ריק: המשתמש אינו מקבל מיילים.

6. שמירה: לחצו על שמירה וסגרו את חלון ההגדרות.

חלק 2: הגדרת קבלת הודעות במייל החברה (לפי נושאים)

במסך "הגדרות חברה" תוכלו לקבוע אילו נושאים יישלחו לתיבת הדואר הנכנס הראשית של החברה:

1. מיקום ההגדרה

בתוך לשונית "הגדרות חברה", גללו לחלק התחתון של הטופס.

2. כתובת המייל לעדכונים

בשדה "עדכונים למייל", ודאו שרשומה כתובת המייל הראשית של החברה שאליה תרצו לקבל את ההודעות (למשל: office@your-company.co.il).

3. בחירת הנושאים לקבלה

סמנו ב-V את התיבות תחת הכותרת "נושאים באימייל" בהתאם לצרכי החברה:

4. שמירה

לחצו על שמירה (בתחתית העמוד) כדי שהשינויים ייכנסו לתוקף.

⚠️ חלק 3: חלון אזהרה והשלכות של ביטול קבלת מיילים

אם תבחרו להסיר את הסימון (ה-V) מאחד הנושאים, יקפוץ חלון התראה של המערכת. חשוב להבין את המשמעות לפני המענה:

• אובדן גיבוי חיצוני: המיילים שנשלחים מהמערכת משמשים כגיבוי נוסף לנתונים ולמסמכים שלכם מחוץ למערכת OXS. ברגע שתפסיקו את קבלת המיילים, העותק הזה לא יישמר בתיבת הדואר שלכם.

• אחריות המשתמש: עם אישור הפסקת המיילים, האחריות על מעקב וגיבוי הנתונים הללו עוברת אליכם באופן מלא.

• המלצה: לפני הלחיצה על "אישור" בחלון האזהרה, ודאו שאתם שומרים את המידע (כמו אישורי תשלום או קריאות שירות) בדרך אחרת, או שאתם נכנסים באופן קבוע למערכת כדי להתעדכן.

• חרטה/ספק: אם אינכם בטוחים – לחצו על "ביטול" וההגדרות יישארו כפי שהיו.

💡 טיפ: אם מורגש עומס בתיבת הדואר, תמיד ניתן לחזור למסך ההגדרות ולבצע התאמה עדינה של הקטגוריות המסומנות.