ניהול הזמנות דיירים - חדר דיירים, חדר כושר ומתקנים משותפים

מבוא — חלוקת תפקידים

מערכת ההזמנות מנהלת את המתקנים המשותפים בבניין באמצעות חלוקה לשלושה בעלי תפקידים:

1. חברת הניהול (אדמין): פועלת במערכת הוובי (דסקטופ) להגדרת מתקנים, שעות פעילות, חוקים ומדיניות.

2. ועד הבית (מנהל מקומי): פועל באפליקציה בנייד (מסומן באייקון 🛡️) לאישור, דחייה וניטור בקשות.

3. הדייר (משתמש קצה): פועל באפליקציה בנייד לבדיקת זמינות, ביצוע הזמנות ומעקב סטטוס.

חלק א' — ממשק חברת הניהול (אדמין)

גישה: תפריט צד ← בחירת בניין ← הזמנות.

1. לוח שנה וטבלת הזמנות

• לוח שנה: מציג את כל ההזמנות בכרטיסיות צבעוניות לפי מתקן. תגיות סטטוס: 🟢 מאושר (סופי ותפוס) | 🟠 ממתין לאישור (ממתין להכרעה). כולל סינון לפי מתקן, שדה חיפוש ותצוגות שבוע/חודש/סדר יום.

• טבלת הזמנות: כלי תפעולי הכולל מסננים (מתקן, סטטוס, טווח תאריכים) וכפתורי פעולה (אשר, דחה, בטל).

• הזמנה ידנית: כפתור "הזמנה חדשה" (כתום) מאפשר לרשום הזמנה עבור דייר (מסומנת במקור כ"ועד").

2. הגדרות הזמנות ומדיניות כללית

• מדיניות: קביעת אזור זמן (Asia/Jerusalem), יום תחילת שבוע (ראשון) ותזכורת אוטומטית לדייר (24 שעות לפני).

• בקרת התנגשויות: אפשרות לנעילה אוטומטית המונעת הזמנה חופפת, או סימון התנגשות לטיפול מנהל.

• סטטוס המודול:

  • פעיל: פתוח לעבודה שוטפת.

  • מוקפא: צפייה בלבד (לדוגמה בזמן שיפוץ) — לא ניתן ליצור הזמנות חדשות.

  • מושבת: מוסתר לחלוטין מהדיירים.

   

3. הגדרת מתקנים

תפריט הצד בפרטי המתקן מחולק לששישה אזורים:

1. פרטי המתקן ותמחור: שם, תיאור, צבע ביומן, הגדרה כ"מתקן פרטי" (מוסתר מדיירים, נועד להזמנות ועד בלבד), פירוט דמי שימוש ופיקדון (לצורכי הצגה בלבד — הגבייה מתבצעת מול הוועד).

2. תקנון המתקן: ניסוח כללים המחייבים את הדייר לאשרם לפני ביצוע ההזמנה.

3. שעות פעילות: הגדרת חלון זמן לכל יום (כולל כפתור "החל על כל הימים"). הזמנה מחוץ לשעות נחסמת.

4. הוספת מתקן חדש: לחיצה על "+ הוסף מתקן", הזנת שם וצבע, והשלמת הגדרות השעות והתקנון (מומלץ להגדיר תחילה כפרטי עד לסיום ההגדרה).

חלק ב' — ממשק ועד הבית (מנהל מקומי)

חברי הוועד משתמשים באפליקציה בתוספת הרשאות ניהול (מזוהה ע"י סמל מגן 🛡️ ויומן כללי בראש המסך).

1. טיפול בבקשות הזמנה

• בקשת דייר מגיעה בסטטוס 🟠 ממתין לאישור.

• במסך פרטי ההזמנה מוצגים פרטי האירוע, ציר זמן הבקשה וסרגל פעולות ועד:

  • ✔️ אישור: המועד ננעל והדייר מקבל התראה.

  • ✕ דחייה: הבקשה נדחית והמועד משתחרר.

• הנחיה: מומלץ להכריע בבקשות תוך 24 שעות, שכן כל עוד הבקשה ממתינה המועד אינו נעול סופית.

2. מעקב וניהול

• מסך ההזמנות של הוועד מרכז את כלל הזמנות הבניין.

• מומלץ לקבוע מדיניות ברורה מראש (מכסות, שעות שיא) ולהטמיעה בחוקי המתקן כדי שהאכיפה תתבצע אוטומטית במערכת.

חלק ג' — מדריך מקוצר לדייר

1. כניסה: פתיחת האפליקציה, ווידוא הכתובת הנכונה ובחירה באריח הזמנות.

2. בחירת מתקן: בחירת המתקן המבוקש מרשימת המתקנים הפתוחים.

3. עיון בכללים: קריאת כללי השימוש, העלויות והתקנון, ולחיצה על הזמנת מועד.

4. בחירת מועד ושעה: בחירת תאריך בלוח (תאריך נבחר בכתום) ובחירת שעת התחלה מתוך השעות הפנויות.

5. פרטים ואישור: בחירת משך (1–4 שעות), מילוי מטרת האירוע (רשות) ולחיצה על אישור ההזמנה.

6. מעקב סטטוס: במסך "ההזמנות שלי" ניתן לעקוב אחר הסטטוס:

   • 🟢 מאושר: המועד שמור (יש להגיע בזמן).

   • 🟠 ממתין לאישור: ממתין להכרעת הוועד (אין לסגור ספקים/אורחים טרם האישור).

   • ביטול: במידה והאירוע מתבטל, יש לבצע ביטול באפליקציה בהקדם כדי לשחרר את המתקן לשכנים.

נספחים

נספח א' — ריכוז סטטוסים

תיוגים: חדר דיירים, מועדון דיירים, הזמנת אירועים, בזמנה, הזמנות, ניהול הזמנות, שיריון חדר, חדרים, אירועים