למה משמש הממשק

במקום לעדכן כל דירה בנפרד במסך "רשימת דיירים", אפשר לייצא את רשימת הדיירים לקובץ אקסל, לעדכן אותה בנוחות בקובץ, ולהעלות אותה חזרה למערכת. המערכת מציגה מסך תצוגה מקדימה שבו אפשר לבדוק את הנתונים לפני השמירה, ורק לאחר אישור מפורש הנתונים נשמרים.

הממשק מתאים במיוחד למצבים הבאים:

קליטת בניין חדש לניהול — הזנת כל הדיירים בבת אחת.
עדכון תעריף ועד הבית לכל הדירות בתחילת שנה.
החלפת בעלים או שוכרים במספר דירות (למשל לאחר גל עזיבות).
השלמת פרטי קשר חסרים — טלפונים וכתובות דוא"ל.
הזנת גודל הדירות במ"ר לצורך חישוב אחוז ההשתתפות בהוצאות.

לפני שמתחילים: הממשק זמין בתצוגת מחשב (דפדפן במסך רחב). בתצוגת מובייל סרגל הכלים של רשימת הדיירים אינו מוצג, ולכן יש לבצע את הפעולה ממחשב.

שלב 1 — כניסה למסך רשימת הדיירים

בתפריט הימני, תחת "נתוני בניין", בחרו "רשימת דיירים".
ודאו שאתם נמצאים בבניין הנכון — שם הבניין מופיע בראש התפריט הימני.
בסרגל הכלים שמעל הטבלה (בצד שמאל של כותרת "רשימת דיירים") לחצו על אייקון "קבצים" — אייקון עגול כחול בצורת מסמך.

ייפתח תפריט עם ארבע אפשרויות:

האפשרות בתפריט	מה היא עושה
העלה קובץ אקסל	פותח חלון לבחירת קובץ אקסל מהמחשב, ומעלה אותו לעדכון מרוכז של פרטי הדיירים.
יצא רשימה לאקסל	מוריד קובץ אקסל ובו רשימת הדיירים הנוכחית של הבניין. זהו הבסיס המומלץ לעבודה.
יצא רשימה ל PDF	מוריד את הרשימה כקובץ PDF (לצפייה והפצה בלבד — לא ניתן להעלות חזרה).
הדפס רשימה	שולח את הרשימה להדפסה.

שלב 2 — ייצוא הרשימה הקיימת לאקסל

מומלץ תמיד לצאת מהרשימה הקיימת ולא לבנות קובץ מאפס: כך מספרי הדירות וסדר העמודות תואמים למה שהמערכת מצפה לקבל.

בתפריט "קבצים" בחרו "יצא רשימה לאקסל".
הקובץ יורד למחשב בפורמט אקסל (סיומת XLSX). שם הקובץ מורכב ממספר בלבד.
פתחו את הקובץ באקסל. השורה הראשונה היא שורת כותרות, ומתחתיה שורה לכל דירה.

שימו לב לעמודות עודפות: אם בבניין יש דירות עם יותר מבעלים אחד או יותר משוכר אחד, קובץ הייצוא יכלול עמודות נוספות ("בעל הדירה נוסף", "שוכר נוסף" וכו'). לפני ההעלאה יש למחוק את העמודות הנוספות ולהשאיר את 11 העמודות המפורטות בשלב 3, אחרת הנתונים ייקלטו בשדות הלא נכונים.

שלב 3 — מבנה הקובץ ועריכתו

הקובץ שמעלים למערכת בנוי מ-11 עמודות בסדר קבוע, לפי אותיות העמודות באקסל, מ-A ועד K:

עמודה	תוכן	חובה	הערות
A	מספר דירה	כן	המפתח שלפיו המערכת מזהה לאיזו דירה שייכת השורה. חייב להתאים בדיוק למספר הדירה הקיים במערכת.
B	תשלום חודשי	לא	סכום ועד הבית החודשי בש"ח. מספר בלבד, ללא סימן מטבע ובלי פסיקים.
C	גודל דירה במ"ר	לא	משמש לחישוב אחוז ההשתתפות ברכוש המשותף. מספר בלבד.
D	שם בעל הדירה	לא	שם מלא של בעל הדירה.
E	אי-מייל	לא	כתובת הדוא"ל של בעל הדירה.
F	טלפון נייד	לא	הנייד של בעל הדירה. מומלץ לוודא שהתא מעוצב כטקסט, כדי שהאפס בתחילת המספר לא יימחק.
G	טלפון נוסף	לא	טלפון נוסף של בעל הדירה (קווי / עבודה).
H	שם השוכר	לא	להשאיר ריק בדירות שאין בהן שוכר.
I	אי-מייל	לא	כתובת הדוא"ל של השוכר.
J	טלפון נייד	לא	הנייד של השוכר.
K	טלפון נוסף	לא	טלפון נוסף של השוכר.

כללי עבודה בקובץ:

אל תשנו את סדר העמודות ואל תוסיפו עמודות באמצע.
אל תמחקו את שורת הכותרות.
שורה אחת לכל דירה. אין לפצל דירה לשתי שורות.
תא שנשאר ריק פירושו "אין לי מידע חדש" — עדיף להשאיר ריק מאשר למלא מקף או טקסט כמו "לא ידוע".
שמרו את הקובץ בפורמט XLSX (חוברת עבודה של Excel).

שלב 4 — העלאת הקובץ

חזרו למסך "רשימת דיירים" של אותו בניין.
לחצו על אייקון "קבצים" ובחרו "העלה קובץ אקסל".
ייפתח חלון בחירת קובץ של מערכת ההפעלה — בחרו את הקובץ ששמרתם.
המערכת תפענח את הקובץ (מוצג חיווי טעינה) ותציג את מסך התצוגה המקדימה.

בשלב זה עדיין לא בוצע שום שינוי במערכת. הקובץ רק נקרא, והנתונים מוצגים לבדיקה.

שלב 5 — מסך התצוגה המקדימה "עדכן תשלומים החל מחודש"

זהו המסך המרכזי בתהליך. הוא מציג את כל הנתונים שנקראו מהקובץ, ומאפשר לכם להחליט כיצד המערכת תתייחס לכל דייר.

א. בחירת חודש ושנה

בראש המסך, מימין לשמאל, מופיעים שני שדות בחירה: חודש ושנה. הם קובעים מאיזה חודש תיכנס לתוקף הגבייה לפי הסכומים שבעמודת "תשלום חודשי".

שדה השנה מגיע מוכן עם השנה הנוכחית. ניתן לבחור גם את השנה הקודמת או את השנה הבאה.
שדה החודש ריק כברירת מחדל — חובה לבחור חודש.
אם תלחצו "עדכן נתונים" בלי לבחור חודש, תוצג ההודעה: "יש לבחור חודש ממנו יחל רישום הגבייה"

ב. עמודות הטבלה

הטבלה מציגה 15 עמודות: 11 העמודות שהגיעו מהקובץ, ועוד 4 עמודות שהמערכת מוסיפה לצורך ההחלטה על זהות הדיירים.

קבוצת עמודות	תוכן
פרטי הדירה	מספר דירה, תשלום חודשי, גודל דירה במ"ר — כפי שהגיעו מהקובץ.
פרטי בעל הדירה	שם בעל הדירה, אי-מייל, טלפון נייד, טלפון נוסף.
האם בעלים חדש?	תיבת סימון. מסומנת = מדובר בבעלים חדש שייווסף לדירה.
בחירת דייר מוחלף (בעלים)	רשימה נפתחת של בעלי הדירה הרשומים כיום בדירה. פעילה רק כאשר תיבת "האם בעלים חדש?" אינה מסומנת.
פרטי השוכר	שם השוכר, אי-מייל, טלפון נייד, טלפון נוסף.
האם דייר חדש?	תיבת סימון, במשמעות זהה — עבור השוכר.
בחירת דייר מוחלף (שוכר)	רשימה נפתחת של השוכרים הרשומים כיום בדירה.

ג. איך עובדות תיבות הסימון והרשימות הנפתחות

זהו החלק החשוב ביותר במסך, והוא זה שקובע אם ייווצר דייר חדש או שתעודכן רשומה קיימת:

תיבת סימון מסומנת (V) — המערכת תתייחס לשם שבשורה כאל אדם חדש ותוסיף אותו לדירה. הרשימה הנפתחת שלצדה ננעלת ואינה ניתנת לבחירה.
תיבת סימון לא מסומנת — המערכת תחליף דייר קיים. ברשימה הנפתחת שלצדה בוחרים את הדייר הרשום כיום בדירה שאותו מחליפים. הרשימה מציגה שם, כתובת דוא"ל ותפקיד, למשל: "בעל דירה 1 (eran@oxs.co.il) (בעל הדירה)".
כאשר המערכת מזהה התאמה לדייר קיים, היא בוחרת אותו אוטומטית ברשימה הנפתחת ומשאירה את תיבת הסימון ריקה. אם הורדתם את הסימון מתיבה שסומנה, הבחירה האוטומטית תחזור.
בחירה ידנית של דייר ברשימה הנפתחת מבטלת אוטומטית את סימון "דייר חדש" באותה שורה.

בדקו שורה-שורה. סימון שגוי של "דייר חדש" יוצר דייר כפול באותה דירה, במקום לעדכן את הקיים. עברו על השורות שבהן השתנה שם, וודאו שההגדרה מתאימה למציאות: מי באמת התחלף, ומי רק קיבל עדכון פרטים.

שלב 6 — שמירת העדכון

ודאו שנבחרו חודש ושנה.
עברו על הטבלה ובדקו את תיבות הסימון והרשימות הנפתחות.
לחצו על הכפתור "עדכן נתונים" שבתחתית החלון.
החלון ייסגר ורשימת הדיירים תתרענן אוטומטית עם הנתונים המעודכנים.

לביטול בכל שלב לפני השמירה: לחצו על ה-X שבפינת החלון או הקישו Esc. הנתונים יימחקו מהמסך ושום שינוי לא יישמר.

"עדכן נתונים" הוא הפעולה היחידה ששומרת. כל עוד לא לחצתם עליו — אפשר לסגור את החלון בלי חשש.

בדיקה לאחר העדכון

מומלץ לבצע בדיקה קצרה מיד לאחר ההעלאה:

במסך "רשימת דיירים" — ודאו שהשמות, הטלפונים וכתובות הדוא"ל התעדכנו, ושאין דירה עם דייר כפול.
בעמודות "גודל דירה" ו-"% מהרכוש המשותף" — ודאו שהמ"ר נקלטו ושאחוזי ההשתתפות חושבו מחדש.
בתפריט "גבייה" ← "טבלת גבייה" — ודאו שהחיובים החודשיים נרשמו החל מהחודש שבחרתם.

טעויות נפוצות ואיך להימנע מהן

התופעה	הסיבה והפתרון
שורה מהקובץ לא התעדכנה בכלל	מספר הדירה בעמודה A אינו תואם למספר הדירה במערכת (למשל "1א" מול "1"). תקנו את מספר הדירה בקובץ, או הוסיפו את הדירה במערכת לפני ההעלאה.
נוצר דייר כפול בדירה	תיבת "האם דייר חדש?" / "האם בעלים חדש?" נותרה מסומנת במקום לבחור את הדייר המוחלף. יש להסיר את הדייר העודף ידנית ולחזור על התהליך.
הפרטים נכנסו לשדה הלא נכון	קובץ הייצוא כלל עמודות של בעלים או שוכרים נוספים. מחקו את העמודות העודפות והשאירו בדיוק 11 עמודות.
האפס בתחילת מספר הטלפון נעלם	אקסל פירש את התא כמספר. עצבו את עמודות הטלפון כ"טקסט" לפני ההזנה, או הוסיפו גרש (') לפני המספר.
ההודעה "יש לבחור חודש ממנו יחל רישום הגבייה"	לא נבחר חודש בראש מסך התצוגה המקדימה. בחרו חודש ולחצו שוב על "עדכן נתונים".
הסכומים נקלטו שגוי	עמודת התשלום החודשי הכילה סימני מטבע, פסיקים או רווחים. הזינו מספר נקי בלבד.

אל תתבלבלו: העלאת אקסל נוספת במערכת

במסך "גבייה" ← "הגדרות תשלומים", כאשר בוחרים באפשרות "תשלום שונה לכל דירה", מופיע כפתור נוסף בשם "העלה קובץ אקסל". זהו ממשק שונה לחלוטין:

רשימת דיירים ← קבצים ← העלה קובץ אקסל	הגדרות תשלומים ← העלה קובץ אקסל
11 עמודות: פרטי דירה, בעלים ושוכרים.	שתי עמודות בלבד: מספר דירה, סכום לחיוב.
מעדכן פרטי דיירים, גודל דירה וגם סכומי גבייה.	ממלא רק את שדות הסכום בטבלת ההגדרות שעל המסך.
שומר ישירות בלחיצה על "עדכן נתונים".	מזין את הסכומים לטופס בלבד — יש להשלים את ההגדרה ולשמור אותה במסך עצמו.

הערה על שמות השדות

שמות השדות במסך משתנים לפי סוג הבניין המוגדר במערכת. בבניין מגורים יופיעו "דירה", "בעל הדירה" ו-"דייר"; בבניין משרדים או מבנה מסוג אחר עשויים להופיע שמות אחרים באותם מקומות בדיוק. מבנה הקובץ וסדר העמודות זהים בכל המקרים.

תיוגים: רשימת דיירים, עדכון דיירים, עדכון רשימת דיירים מאקסל, הוספת דיירים מאקסל, הוספת דיירים חדשים, הוספה מאקסל, הוספה עם אקסל